La gestione tradizionale dei documenti cartacei comporta il rischio che alcuni documenti rimangano non firmati a causa di errori umani, mancanza di tempo o semplice dimenticanza. Molti ritengono che la firma cartacea sia sufficiente per rispettare le normative sulla tutela dei dati e il valore legale dei documenti. Tuttavia, questa convinzione può esporre a rischi significativi riguardanti l'integrità delle informazioni sanitarie e la reputazione dello studio medico. Se un paziente riceve una terapia sbagliata a causa di una documentazione incompleta o non validata, le conseguenze possono essere devastanti sia per il paziente sia per la struttura sanitaria.
Negli ultimi anni, il numero di contenziosi legali nel settore sanitario è aumentato notevolmente. Secondo la Commissione Parlamentare d’inchiesta sugli errori sanitari, il 78,2% dei medici ritiene di essere più a rischio di procedimenti giudiziari rispetto al passato. Questo aumento è in parte dovuto alla maggiore consapevolezza dei diritti dei pazienti e alla disponibilità di strumenti legali per perseguire i reclami.
Considerando questa tendenza preoccupante, la gestione accurata della documentazione sanitaria digitale e l’utilizzo della Firma Elettronica diventano essenziali per la tutela dei professionisti sanitari. Una documentazione completa e ben organizzata può fornire prove concrete per difendere le decisioni e le azioni dei medici in tribunale. La firma digitale dei documenti rappresenta una soluzione capace di mitigare diversi rischi, garantendo la validazione tempestiva dei documenti e offrendo un livello di sicurezza e autenticità che protegge i dati sensibili e assicura la conformità con le normative legali. La firma digitale riduce inoltre il rischio di errori umani, automatizzando la gestione documentale e assicurando che tutte le informazioni siano autentiche e inalterabili, aumentando così il valore probatorio dei documenti.
Il concetto di dematerializzazione, sebbene discusso da anni in vari settori, resta attuale a causa della mancata trasformazione radicale sperata. La dematerializzazione non riguarda solo la conversione dei documenti cartacei in formato digitale, ma anche il ripensamento completo dei processi di gestione documentale per migliorarne l'efficienza, la sicurezza e la conformità alle normative, in particolare al GDPR. Il GDPR, con i suoi stringenti requisiti sulla gestione dei dati personali, inclusi quelli sanitari, può essere soddisfatto proprio grazie a una gestione documentale completamente digitale, capace di garantire tracciabilità e protezione da accessi non autorizzati, riducendo significativamente il rischio di falsificazione o violazioni della privacy.
La garanzia del valore legale di un documento firmato digitalmente sia dal paziente sia dall’operatore è cruciale quando si decide di adottare la Firma Elettronica. Nel caso di una Firma Elettronica con sistema OTP (One-Time Password), i documenti clinici firmati digitalmente hanno lo stesso valore legale dei documenti firmati a mano, a condizione che vengano utilizzati metodi di firma sicuri e conformi alle normative.
Uno dei principali casi d’uso della firma digitale è la gestione delle anamnesi dei pazienti. Le anamnesi sono documenti cruciali che contengono informazioni dettagliate sulla storia medica del paziente, comprese diagnosi passate, trattamenti ricevuti e allergie conosciute. Questi documenti devono essere firmati sia dal paziente sia dall’operatore sanitario responsabile del percorso di cura del paziente.
Tradizionalmente, i pazienti firmano questi documenti, che vengono poi gestiti dalla segreteria dello studio: vengono stampati, firmati dal medico e archiviati, rendendoli disponibili per la consultazione futura. La Firma Elettronica consente invece di firmare le anamnesi direttamente da dispositivi digitali, come lo smartphone del paziente, che può farlo comodamente anche da remoto. Il medico può fare lo stesso, accelerando il processo di firma e garantendo che le informazioni siano archiviate in modo sicuro e facilmente accessibili in caso di necessità.
