L'11 dicembre 2023 rappresenta una data importante per le imprese con personalità giuridica, le persone giuridiche private e i trust in Italia, in virtù di un nuovo obbligo introdotto dall'art. 21 del Decreto Legislativo n. 231/2007, noto come Decreto Antiriciclaggio.

Questa normativa impone a tutte le società di capitali (come le SRL, SPA, SAPA) e le società cooperative, incluse quelle formate come società tra professionisti (STP), di comunicare al Registro delle Imprese chi sia il loro titolare effettivo. Questo termine indica la persona fisica che controlla l'attività dell'impresa. È importante notare che possono esistere più titolari effettivi, ma questi devono essere sempre persone fisiche.

Le società sono tenute a notificare eventuali cambiamenti relativi al titolare effettivo entro 30 giorni dalla loro occorrenza. Inoltre, ogni anno, al momento del deposito del bilancio di esercizio, deve essere confermata l'identità del titolare effettivo. Queste comunicazioni devono essere presentate presso la Camera di Commercio competente per la sede legale dell'impresa e devono essere firmate digitalmente dal rappresentante legale, anche se la trasmissione può essere delegata a un intermediario abilitato.

La procedura per identificare il titolare effettivo di una società di capitali segue i criteri stabiliti dall'art. 20 del D.Lgs. n. 231/2007. In primo luogo, si cerca di individuare la persona fisica che detiene, direttamente o indirettamente, più del 25% del capitale sociale.

Se questo criterio non porta all'individuazione di un titolare effettivo, si passa a esaminare chi ha il controllo della maggioranza dei voti in assemblea ordinaria o chi può esercitare un'influenza dominante sulla società attraverso il controllo dei voti o vincoli contrattuali.

Se anche questi criteri non sono applicabili, si ricorre al cosiddetto criterio residuale, identificando il titolare effettivo nella persona fisica con poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione della società.

Per le cooperative, data la loro struttura che non prevede l'esercizio del controllo, il titolare effettivo è generalmente il Presidente o altri amministratori con poteri di rappresentanza legale della società. Questo processo sottolinea l'impegno nell'aumentare la trasparenza e combattere il riciclaggio di denaro nelle imprese italiane.